Neu: Lead-Einstellungen – Eigene Leads, Soft-Delete und Anonymisieren – leadtributor Help Center

✨ Wir freuen uns, eine neue Einstellungsseite ankündigen zu können, mit der Sie als Administrator den Umgang Ihrer Firma mit Leads zentral festlegen: Einstellungen → Leads. Drei Themen finden Sie dort: ob Ihre Firma eigene Leads anlegt, wie gelöschte Leads behandelt werden (Soft-Delete) und wie Sie Leads anonymisieren – von Hand oder automatisch nach einer Frist.

Bisher war ein gelöschtes Lead sofort und unwiderruflich weg, und personenbezogene Daten blieben in abgeschlossenen oder liegengebliebenen Leads so lange erhalten, bis jemand sie löschte. Beides regeln Sie ab sofort selbst – passend zu Ihren Prozessen und Ihren Anforderungen an den Datenschutz.

Was ist neu?

Die Seite Einstellungen → Leads steht Administratoren zur Verfügung und hat zwei Reiter.

Reiter „Eigene Leads“

Hier legen Sie fest, ob Ihre Firma selbst Leads anlegt und verwaltet. Ist der Schalter aus, sind die Bereiche zur Lead-Erstellung – Neues Lead, Lead-Import, Leadeingang und Weitergegebene Leads – für alle Kollegen ausgeblendet. Das ist vor allem für Firmen gedacht, die ausschließlich als Vertriebspartner Leads annehmen und die Menüpunkte zur Lead-Erstellung nicht brauchen. Leads, die über Schnittstellen (API, Zapier) ankommen, sind von dieser Einstellung nicht betroffen. Für alle bestehenden Firmen ist der Schalter eingeschaltet – an Ihrer Navigation ändert sich also nichts. Reine Vertriebspartner, die keine eigenen Leads anlegen, können ihn ausschalten und so ihre Navigation aufräumen.

Reiter „Löschverhalten“: Soft-Delete

Mit Soft-Delete wird ein gelöschtes Lead nicht mehr sofort entfernt, sondern zum Löschen vorgemerkt. Es verschwindet für alle Kollegen und Vertriebspartner aus Listen, Suche, Karte und Berichten – bleibt aber im Hintergrund erhalten, bis es endgültig gelöscht wird.

Aufbewahrungsfrist – wahlweise mit einer Frist von 1 bis 90 Tagen, nach der vorgemerkte Leads automatisch endgültig gelöscht werden, oder unbefristet: Dann bleiben vorgemerkte Leads so lange erhalten, bis ein Administrator sie endgültig löscht oder wiederherstellt.
Liste „Zum Löschen vorgemerkt“ – zeigt alle vorgemerkten Leads mit Löschzeitpunkt, löschendem Kollegen und verbleibender Zeit. Je Lead können Sie es wiederherstellen (es erscheint überall wieder wie zuvor) oder jetzt endgültig löschen, etwa bei einer Löschanfrage nach DSGVO. Mit „Alle löschen“ löschen Sie die gesamte aktuelle Auswahl der Liste – Suche und Filter eingeschlossen – endgültig.
Liste „Gelöscht“ – protokolliert endgültig gelöschte Leads anhand ihrer ID und der Zeitpunkte, ohne personenbezogene Daten. Sie sehen, ob ein Lead sofort, nach Ablauf der Frist oder durch einen Administrator gelöscht wurde.
Angebundene Systeme erhalten das Ereignis „LeadDeleted“ erst bei der endgültigen Löschung, nicht schon bei der Vormerkung.

Ist Soft-Delete ausgeschaltet, bleibt alles wie bisher: Ein gelöschtes Lead ist sofort und unwiderruflich gelöscht.

Reiter „Löschverhalten“: Anonymisieren

Anonymisieren macht ein Lead datenschutzsicher, ohne es zu löschen: Die von Ihnen markierten Felder werden durch den Platzhalter „Anonymisiert“ ersetzt; Aktivitäten, Notizen und Dateien werden entfernt. Das Lead bleibt mit seinem Vertriebsverlauf in allen Listen, in der Suche und in den Berichten erhalten – Ihre Kennzahlen bleiben also vollständig –, kann aber nicht mehr bearbeitet werden. Es trägt überall den Chip „Anonymisiert“, und sein Journal enthält einen Eintrag mit dem Zeitpunkt der Anonymisierung.

Welche Felder anonymisiert werden, bestimmen Sie selbst:

Im Formular-Editor markieren Sie je Feld mit der Option „Feld anonymisieren“, welche Angaben Ihres Lead-Formulars maskiert werden sollen – typischerweise Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon und Anschrift.
In den Vertriebsprozessen markieren Sie auf dieselbe Weise Ergebnisfelder, die personenbezogene Angaben enthalten können.
Die Einstellungsseite zeigt alle markierten Felder auf einen Blick und warnt Sie, wenn Kontaktfelder noch nicht markiert sind. Ohne mindestens ein markiertes Feld lässt sich Anonymisieren nicht einschalten.

So anonymisieren Sie ein Lead: Ist die Funktion eingeschaltet, finden Kollegen mit Bearbeitungsrecht im Aktionsmenü der Lead-Seite die neue Aktion „Anonymisieren“, und in den Lead-Listen steht sie als Mehrfachaktion für mehrere Leads auf einmal zur Verfügung. Ein Bestätigungsdialog erklärt, was passiert. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Was geschützt bleibt: Ein Lead, das gerade verteilt wird, für das ein Angebot offen ist oder das ein Vertriebspartner oder Kollege noch aktiv bearbeitet, kann nicht anonymisiert werden. Die Anwendung nennt in diesem Fall den Grund. So wird niemandem die Arbeit unter den Händen weggenommen. Ein anonymisiertes Lead lässt sich später wie jedes andere löschen.

Überblick behalten: Die Liste „Anonymisiert“ auf der Einstellungsseite führt alle anonymisierten Leads Ihrer Firma mit Zeitpunkt und Verursacher. In den Lead-Listen gibt es außerdem den Filter „Anonymisiert“, mit dem Sie anonymisierte Leads ein- oder ausblenden.

Integrationen: Angebundene Systeme erhalten nach einer Anonymisierung die aktualisierten, maskierten Werte über die gewohnten Ereignisse zu geänderten Lead-Daten, damit Kopien in Ihren Systemen ebenfalls bereinigt werden können.

Automatisch anonymisieren

Damit personenbezogene Daten nicht unbemerkt liegen bleiben, kann leadtributor Leads bestimmter Kategorien automatisch nach einer Frist anonymisieren. Jede Kategorie schalten Sie einzeln ein und geben ihr eine eigene Frist in Tagen:

Liegengebliebene – Leads, die nie bearbeitet wurden: keine Beauftragung, keine laufende Verteilung. Die Frist zählt ab der letzten Änderung am Lead, an seinen Notizen, Aufgaben oder Terminen.
Zurückgezogene – Leads, deren Beauftragungen alle zurückgezogen oder abgebrochen wurden, ohne Ergebnis. Die Frist zählt ab dem Ende der letzten Bearbeitung.
Verlorene und Gewonnene – Leads mit Ergebnis. Auch hier zählt die Frist ab dem Ende der letzten Bearbeitung, damit ein zweiter Vertriebspartner, der das Lead später noch bearbeitet, nicht unterbrochen wird.

Neben jeder eingeschalteten Kategorie sehen Sie sofort, wie viele Leads der nächste Lauf anonymisieren würde – die Zahl folgt Ihrer Eingabe, noch bevor Sie speichern. Ein Klick auf die Zahl öffnet die Liste genau dieser Leads, damit Sie vorab prüfen können, was betroffen wäre. Der Lauf findet jede Nacht statt; Leads in laufender Verteilung oder mit aktiver Beauftragung warten, bis die Bearbeitung beendet ist. Beim ersten Einschalten einer Kategorie wird der gesamte überfällige Bestand im ersten Lauf anonymisiert. Automatisch anonymisierte Leads erscheinen in der Liste „Anonymisiert“ mit dem Verursacher „Automatisch (Frist)“.

Wer darf was?

Die Seite Einstellungen → Leads und die drei Listen sehen und bedienen ausschließlich Administratoren.
Die Aktion „Anonymisieren“ folgt derselben Regel wie das Löschen: Sie steht dem Eigentümer eines Leads mit Bearbeitungsrecht zur Verfügung. In der neuen (demnächst verfügbaren) Rechteverwaltung ist sie als eigenes Recht „Leads anonymisieren“ vergebbar.
Vertriebspartner sehen anonymisierte Leads mit dem Chip „Anonymisiert“ und den maskierten Werten; die Einstellungsseite sehen sie nicht.

Datenschutz

Soft-Delete und Anonymisieren sind zwei Werkzeuge für Ihre Löschkonzepte nach DSGVO, die sich kombinieren lassen: Soft-Delete schützt vor versehentlichem Löschen und gibt Ihnen eine Rückholfrist; Anonymisieren entfernt personenbezogene Daten aus Leads, die Sie für Ihre Auswertungen behalten möchten. Prüfen Sie vor dem Einschalten, dass alle Felder mit personenbezogenen Angaben markiert sind – die Einstellungsseite weist Sie auf nicht markierte Kontaktfelder hin. Bedenken Sie bei einer unbefristeten Aufbewahrung vorgemerkter Leads, dass deren Daten bis zur endgültigen Löschung gespeichert bleiben.

Was müssen Sie tun?

Nichts, wenn Sie nichts ändern möchten: Soft-Delete und Anonymisieren sind zunächst ausgeschaltet, Löschen funktioniert wie bisher, und „Eigene Leads“ ist für alle bestehenden Firmen eingeschaltet. Wenn Sie die neuen Möglichkeiten nutzen möchten, empfehlen wir diese Reihenfolge:

Markieren Sie im Formular-Editor und in Ihren Vertriebsprozessen die Felder mit personenbezogenen Angaben mit „Feld anonymisieren“:
Öffnen Sie Einstellungen → Leads → Löschverhalten, schalten Sie Anonymisieren ein und prüfen Sie die Feldübersicht.
Legen Sie fest, ob Sie Soft-Delete mit oder ohne Aufbewahrungsfrist nutzen möchten.
Schalten Sie bei Bedarf die automatische Anonymisierung je Kategorie ein – und werfen Sie vorher einen Blick auf die Vorschau, wie viele Leads der erste Lauf betreffen würde.